Organiser une rencontre / Einen Austausch organisieren >

Préparation, déroulement et évaluation/ Vorbereitung, Durchführung und Auswertung

Trouver un partenaire



Lorsqu´on décide d´organiser une rencontre franco-allemande, la première chose à faire est de trouver un partenaire. Un délai minimum de six mois avant la rencontre effective est presque toujours nécessaire. Sous la rubrique "Recherche de partenaires", vous trouverez des conseils et des informations pratiques.

Einen Partner finden

Voraussetzung für die Organisation eines Austausches ist, dass Kontakt zu einem geeigneten Partnerverein besteht. Sollte es noch keinen Partnerverein geben, gibt es verschiedene Möglichkeiten einen zu finden. Weitere Informationen finden Sie unter der Rubrik "Partnerbörse".

Préparation de l´échange

1. Déterminer avec le partenaire allemand :

- la composition du groupe (nombre de participants, âge-moins de 30 ans-, niveau, pratique sportive).
Il faut veiller à respecter un équilibre des nationalités dans le groupe
- les modalités d´hébergement (dans des familles d´accueil, ensemble dans une auberge ou au camping etc.)
- les dates et la durée de la rencontre.

Pour être subventionné, l'échange doit durer au minimum 4 jours pleins, soit 4 nuitées (les jours d'arrivée sur le lieu du programme et de départ du lieu du programme pouvant compter pour une demi-journée chacun).
Cette durée implique souvent que l´échange sportif soit organisé soit pendant un week-end prolongé, soit pendant les vacances scolaires. Alors qu´en France les vacances sont réparties en trois zones, les vacances en Allemagne dépendent de chaque Land (région). Les calendriers des vacances scolaires franco-allemands vous permettent de comparer les vacances françaises et allemandes et de ainsi trouver plus facilement un créneau pour votre échange.

Vacances scolaires françaises 2017-2018
Vacances scolaires allemandes 2017-2018

2. Elaborer le programme

Que la rencontre ait lieu chez soi, chez le partenaire ou dans un tiers lieu, il faut prévoir avec son partenaire allemand le cadre de la rencontre et définir un programme adapté aux jeunes. Les deux parties doivent se mettre d´accord sur le contenu du programme.

- Il est important que le programme soit discuté avec les jeunes afin qu´il ne leur soit pas imposé.
- Une réunion de préparation avec le partenaire allemand est vivement conseillée.
- La participation aux réunions d'information et d'évaluation pour les clubs sportifs est l'occasion idéale pour ce-faire.

Certains éléments importants font partie intégrante d´un échange franco-allemand :
- découverte du pays d´accueil (visites, excursions)
- soirée conviviale /fêtes (barbecue, musique, jeux etc.)
- activités linguistiques (notamment sous forme d´animation linguistique)
- entraînement commun, jeux sportifs et partage d´expériences
- temps libre

Exemple de programme d'un échange sportif:

Samedi:
• Arrivée du groupe
• Accueil et premier contact
• Hébergement en familles

Dimanche:
• Entrainement collectif
• Animation linguistique (Méthode de l'OFAJ pour éveiller de manière ludique l'intérêt pour la langue)
• Visite de la ville par et pour les jeunes

Lundi:
• Jeu de piste en équipes franco-allemande
• Tournoi de ping-pong
• Soirée gastronomique franco-allemande

Mardi:
• Un jour dans la famille d'accueil
• excursion et visite de la région
• Tournoi de pétanque

Mercredi:
• Match amical en équipes mélangées
• Piscine
• Soirée d'adieu et récapitulatif de la semaine

Jeudi:
• Retour

3. Déterminer le cadre matériel:

Il s'agit ensuite de déterminer le moyen de transport utilisé. Plusieurs éléments tels que l'éloignement, le prix, la fatigue et la durée du séjour doivent être pris en compte dans le choix du moyen de transport.

A noter :
- Pour l'entrée en Allemagne, tous les voyageurs doivent posséder une carte nationale d'identité en cours de validité ou un passeport.
- Pour les mineurs, pensez à demander une autorisation parentale de sortie de territoire (document délivré par votre mairie)

4. Déterminer le cadre financier

Cette étape est essentielle dans l´organisation d´une rencontre. Il s'agit d´établir le budget prévisionnel qui englobe les frais afférents au séjour (transport, visites, frais d´organisation etc.) et les sources de financement possibles (subventions de l´OFAJ, aide de collectivités territoriales, organisation de tombolas etc.)
Des subventions peuvent être accordées par les moyens de l´OFAJ. La demande doit contenir un plan de financement.

Remarque importante: le formulaire de demande de subvention de l´OFAJ est à remplir et à renvoyer au plus tard 3 mois avant la rencontre. Plus d´infos

5. Responsabilités juridiques et assurance

La préparation de l'échange doit aussi tenir compte du cadre juridique. Les organisateurs doivent veiller au respect des prescriptions légales établies dans chaque pays.

- Informez-vous auprès du Centre de Documentation et d´Information de l´Assurance
- Vérifiez si les participants sont suffisamment assurés par l'organisation ou individuellement, et si l´assurance est valable à l´étranger!


Déroulement de l'échange

Lors de l´échange les participants vont être confrontés à une autre culture. La préparation de l´échange ne peut prévoir les interactions entre les participants, ni les réactions face à la découverte d´un pays différent. Or ce sont en grande partie ces phénomènes qui conditionnent la réussite ou l´échec d´une rencontre. Il est donc important que l´équipe d´encadrement travaille ensemble, et fasse le point avec les participants sur ce qui est ressenti face aux événements et durant la rencontre. L'animation linguistique est l'une des clés de cet "apprentissage interculturel" Plus d´infos

Evaluation de l'échange

L'évaluation de la rencontre a pour objectif de mesurer le décalage entre les buts fixés et les résultats obtenus. On peut ainsi dresser le bilan de l'échange afin d'améliorer les autres échanges à venir. L'évaluation doit inciter à faire mieux la prochaine fois, pour rendre la rencontre encore plus intéressante.
vive l'amitié franco allemande

Die Vorbereitung des Austausches

1. Folgende Punkte müssen mit dem französischen Partner abgesprochen werden:

- Zusammensetzung der Gruppe (Anzahl der Teilnehmer/innen, Alter [bis27] , Niveau, Sportart).
Man sollte darauf achten dass das Verhältnis zwischen Deutschen und Franzosen ausgeglichen ist
- Unterkunft (in Gastfamilien, gemeinsam in einer Jugendherberge oder Zeltlager usw.)
- Zeitraum und Dauer der Begegnung.

Die Mindestdauer eines Austausches beträgt vier ganze Tagen (oder vier Nächte. An- und Abreisetage zählen jeweils als halbe Tage) und führt dazu, dass Jugendaustausche im Sport entweder über verlängerte Wochenenden oder in den Ferein stattfinden.
Während in Deutschland jedes Bundesland für seine Schulferien verantwortlich ist, gibt es in Frankreich drei Ferienzonen:
Zone A: Caen, Clermont-Ferrand, Grenoble, Lyon, Montpellier, Nancy-Metz, Nantes, Rennes, Toulouse
Zone B: Aix- Marseille, Amiens, Besançon, Dijon, Lille, Limoges, Nice, Orléans-Tours, Poitiers, Reims,Rouen, Strasbourg
Zone C: Bordeaux, Créteil, Paris, Versailles

Suchen Sie sich die Ferienzone Ihres Partnervereins heraus. Sie finden die auf folgenden Schulferienkalender:
Französische Schulferien 2017-2018
Deutsche Schulferien 2017-2018

2. Ein Programm festlegen

Ob die Begegnung bei sich, beim Partner oder an einem Drittort stattfindet, man muss gemeinsam mit dem Partnerverein ein jugendgerechtes Programm erarbeiten. Alle Seiten müssen einverstanden sein hinsichtlich der Ausrichtung und des Inhalts des Programms.

- Das Programm sollte mit den Teilnehmer/innen diskutiert werden und nicht aufgezwungen sein.
- Ein Vorbereitungstreffen mit dem französischen Partner ist erwünscht.
- Dazu sind unsere Informations- und Auswertungstagungen für deutsche und französische Vereine gedacht.

Einige wichtige Punkte gehören zu einer deutsch-französische Begegnung:
- Gemeinsames Training, sportliche Spiele und Austausch von Erfahrungen
- Entdeckung des Ortes (Besichtigung, Ausflüge)
- Bunte Abende und Feste (Grillabend, Musik, Spiele usw.)
- Sprachliche Aktivitäten (Sprachanimation)
- Freizeit

Beispeilprogramm:

Samstag:
• Ankunft der Gruppe
• Empfang und Kennenlernen
• Unterbringung in den Gastfamilien

Sonntag:
• Gemeinsames Training
• Sprachanimation (Methode vom DFJW um spielerisch das Interesse an der fremden Sprache zu wecken.)
• Stadtbesichtigung von und für Jugendliche

Montag:
• deutsch-französische Stadtrallye
• Tischtennisturnier
• Deutsch-französische Spezialitätenabend

Dienstag:
• Tag in den Gastfamilien
• Ausflug und Besichtigung der Umgebung
• Boule-/Pétanqueturnier

Mittwoch:
• Freundschaftsspiel/-wettkampf in deutsch-französisch gemischten Mannschaften
• Schwimmbad
• Abschiedsabend und selbst gestalteter Wochenrückblick

Donnerstag:
• Rückreise

3. Den materiellen Rahmen festlegen

Es ist wichtig die Art des Transports zu planen. Bei der Entscheidung sollten verschiedene Elemente wie z.B. finanzielle Auswirkungen, Entfernung, Müdigkeit, Aufenthaltsdauer usw. berücksichtigt werden.
Bei Reisen nach Frankreich oder durch die angrenzenden Länder genügt der Personalausweis, bei Minderjährigen der Kinderausweis oder die „Anlage zum Reisepass der Eltern“. Eine besondere Erlaubnis ist für Auslandreisen nicht erforderlich.

4. Den finanziellen Rahmen festlegen

Diese Etappe ist wichtig in der Vorbereitung eines Austausches. Es handelt sich um Aufstellung eines Budgets das die Kosten (Transport, Ausflüge usw.) und die mögliche Finanzierung (Zuschüsse vom DFJW, Hilfen auf kommunaler Ebene, Organisation von Tambolas oder anderen Veranstaltungen usw.) umfasst.
Es können Mittel vom Deutsch-Französischen Jugendwerk bei der Deutschen Sportjugend beantragt werden. Im Antrag muss ein entsprechender Kosten- und Finanzierungsplan ausgefüllt werden.

Wichtige Bemerkung: Der Zuschussantrag muß spätestens drei Monaten vor Beginn der Begegnung bei der Deutschen Sportjugend eingereicht werden. Weitere Infos zu Finanzierungsmöglichkeiten finden Sie hier.

5. Versicherung und Haftung

Die Vorbereitung eines Austausches muss auch die Haftung und Versicherung berücksichtigen. Die Organisatoren müssen darauf achten dass die Rechte und Pflichten jedes Landes respektiert werden.

Erkundigen Sie sich rechtzeitig!
Deutsche finden wichtige Hinweise in den Veröffentlichungen von Peter Beck: „Rechtsfragen für Jugendreiseleiter“ und „Versicherungsfragen für Jugendreiseleiter“, herausgegeben vom Studienkreis für Tourismus.

Der Veranstalter des Austausches sollte überprüfen, ob alle seine Haftungsrisiken gedeckt sind.


Durchführung des Austausches

Während einer deutsch-französischen Begegnung werden die Teilnehmer/innen mit einer anderen Kultur konfrontiert. Während der Vorbereitungsphase kann die Interaktion zwischen den Teilnehmer/innen und die Reaktion gegenüber der Entdeckung des anderen Landes nicht vorhergesehen werden. Es sind aber gerade diese Phänomenen, die den Erfolg oder den Misserfolg, der Begegnung beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, dass das Betreuerteam zusammenarbeitet. Die Verantwortlichen sollten darauf achten, dass der Dialog im Mittelpunkt einer solchen Begegnung steht und den Teilnehmer/innen regelmäßig Hilfestellung und Anregungen zur Reflexion über die gemachten Erfahrungen geben. Die sprachanimation ist eine der Lösungen zum interkulturellem Lernen. Weitere Informationen zur Gestaltung eines Austausches mit Sprachanimation finden Sie hier.

Auswertung des Austausches

Die Auswertung der Begegnung soll rückblickend eine Bilanz ziehen, inwieweit und in welcher Form es gelungen ist, die eingangs gesetzten Ziele zu verwirklichen. Die Auswertung spielt daher eine bedeutende Rolle für die Planung und Erarbeitung von künftigen Programmen und ermöglicht es, die Qualität der Begegnungen weiter zu verbessern.